Dalam dunia bisnis, khususnya pada proses pengadaan barang dan jasa, istilah Purchase Order (PO) merupakan dokumen yang sangat penting. PO digunakan sebagai bukti resmi pemesanan dari pembeli kepada pemasok.
Sayangnya, masih banyak pelaku usaha yang belum memahami secara mendalam fungsi PO, perbedaannya dengan invoice, serta manfaatnya bagi pengendalian operasional dan keuangan perusahaan.
Artikel ini akan membahas secara lengkap pengertian Purchase Order, fungsi PO, perbedaan PO dan invoice, hingga contoh penerapannya dalam sistem ERP Odoo.
Apa Itu Purchase Order (PO)?
Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pembeli kepada pemasok sebagai bukti pemesanan barang atau jasa. Dokumen ini memuat informasi penting seperti:
- Nama dan alamat pembeli serta pemasok
- Deskripsi barang atau jasa
- Jumlah dan harga
- Syarat pembayaran
- Jadwal pengiriman
PO berfungsi sebagai kontrak awal antara pembeli dan pemasok. Dengan adanya PO, kedua belah pihak memiliki acuan yang jelas sehingga dapat meminimalkan kesalahan, sengketa, dan ketidaksesuaian dalam proses transaksi.
Perbedaan Purchase Order (PO) dan Invoice
| Aspek | Purchase Order (PO) | Invoice |
|---|---|---|
| Definisi | Dokumen pemesanan barang/jasa dari pembeli ke penjual | Dokumen tagihan dari penjual ke pembeli |
| Dibuat oleh | Pembeli | Penjual |
| Tujuan | Memesan barang/jasa sesuai kesepakatan | Menagih pembayaran |
| Waktu diterbitkan | Sebelum barang/jasa dikirim | Setelah barang/jasa dikirim |
| Sifat dokumen | Permintaan pembelian | Kewajiban pembayaran |
| Akuntansi | Belum dicatat sebagai transaksi keuangan | Dicatat sebagai utang & piutang |
Singkatnya, PO adalah awal transaksi, sedangkan invoice adalah tagihan pembayaran.
Fungsi Purchase Order (PO) bagi Perusahaan
Penggunaan Purchase Order memberikan banyak manfaat penting bagi perusahaan, di antaranya:
1. Menjamin Kejelasan Pemesanan
PO memastikan pemasok memahami dengan jelas barang atau jasa yang dipesan, baik dari sisi jumlah, spesifikasi, maupun harga.
2. Meningkatkan Kontrol dan Transparansi
Dengan PO, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran, melacak status pembelian, serta mempermudah proses audit.
3. Mengurangi Risiko Kesalahan
Dokumen tertulis membantu menghindari kesalahpahaman antara pembeli dan pemasok.
4. Mempermudah Manajemen Inventaris
PO membantu perencanaan stok sehingga perusahaan terhindar dari kelebihan atau kekurangan persediaan.
5. Menjadi Dasar Pembuatan Invoice
PO digunakan sebagai referensi utama dalam pembuatan invoice oleh pemasok.
Purchase Order Fisik vs Digital: Mana yang Lebih Baik?
| PO Fisik | PO Digital |
|---|---|
| Menggunakan kertas | Berbasis sistem |
| Proses lebih lambat | Proses cepat & real-time |
| Risiko hilang/rusak | Data tersimpan aman |
| Sulit dilacak | Mudah ditelusuri |
PO fisik masih relevan untuk perusahaan tradisional. Namun, bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi, PO digital jauh lebih unggul.
Dengan perkembangan teknologi, penggunaan PO digital melalui sistem ERP semakin disarankan karena lebih hemat biaya, cepat, dan terintegrasi.
Odoo ERP Menawarkan Modul Purchase Order Terintegrasi
Odoo ERP adalah sistem manajemen bisnis terpadu yang menyediakan modul Purchase Order untuk mengelola seluruh proses pembelian secara otomatis dan terkontrol.
1. Fitur Utama Modul Purchase di Odoo
✅ Pembuatan PO otomatis berdasarkan stok minimum
✅ Manajemen vendor & histori harga
✅ Integrasi dengan inventaris
✅ Sistem approval berjenjang
✅ Terhubung langsung dengan akuntansi & pembayaran
2. Alur Proses Purchase Order di Odoo
- Membuat RFQ (Request for Quotation)
- Konfirmasi penawaran & pembuatan PO
- Persetujuan manajemen
- Penerimaan barang & update stok
- Pembuatan invoice & pembayaran
3. Integrasi Modul Purchase dengan Modul Lain
🔹 Inventaris – update stok otomatis
🔹 Akuntansi – pencatatan biaya & utang
🔹 Manufaktur (MRP) – dukung proses produksi
🔹 Sales & CRM – sinkron dengan pesanan pelanggan
Implementasi Odoo ERP Bersama Pasindo
Pasindo adalah konsultan implementasi Odoo ERP yang berpengalaman membantu berbagai industri di Indonesia dalam transformasi digital. Dengan pendekatan berbasis proses bisnis, Pasindo memastikan modul Purchase Order di Odoo berjalan optimal sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
